Klare taal in gemeente Oss

Veel organisaties en overheden willen met hun klanten of inwoners communiceren in eenvoudige taal. Mensen zijn zich er steeds meer van bewust dat je boodschap anders misschien niet over komt. Maar hoe doe je dat, als organisatie helder (blijven) communiceren? Dat blijkt niet alleen een kwestie te zijn van de brieven en de website aanpassen. Theodora Verploegen, projectleider Klare Taal in Oss, legt uit dat het gaat om een plan, doorzetten en dat het ook léuk is. “Als je je organisatie in klare taal wil laten schrijven, moet je dat niet in je eentje doen. Je hoeft ook niet als politieagent op te treden.” 

Vragen uit de organisatie 

De aanleiding om met klare taal aan de slag te gaan, was dat collega’s met vragen bij de afdeling Communicatie kwamen. Theodora: “Collega’s merkten dat inwoners niet begrepen wat ze bedoelden of niet deden wat er in een brief werd gevraagd. Ze zetten bijvoorbeeld hun auto niet aan de kant bij een wegopbreking. Ook merkten collega’s dat mensen boos belden of om toelichting vroegen. We hebben gekeken naar die brieven en zagen dat die helemaal niet duidelijk waren, dat bijvoorbeeld het verzoek pas onderaan kwam. Als je een brief in klare taal krijgt, weet je meteen wat je moet doen. Inwoners voelen zich dan gerespecteerd.” 

Management meekrijgen 

Samen met haar collega Aysegül heeft Theodora een plan gemaakt. “Een belangrijk onderdeel van dat plan was medewerkers leren schrijven in klare taal, maar ook laten zien waaróm dat dan belangrijk is. Managers moesten we overtuigen om hun afdeling deze training van een dag te laten volgen. Aysegül en ik hebben daarom met elke manager één-op-één gesproken. Het was een grote tijdsinvestering maar heel goed dat we dat hebben gedaan. Want alleen een training aanbieden, dan wordt er daarna niks mee gedaan. De meeste afdelingen gingen gemakkelijk mee. Er waren ook afdelingen die de training niet wilden volgen, maar die gingen later om toen ze voorbeelden zagen van hoe het anders kon. Managers hebben zelf ook de training gevolgd en zijn nog steeds enthousiast.” 

Medewerkers trainen 

Theodora en Aysegül hebben de training samen met BureauTaal opgezet. “In die training hebben we oefeningen gemaakt om duidelijk te maken wat wel en geen moeilijk taalgebruik is. We hebben laten zien dat mensen sommige woorden niet begrijpen, ook mensen die in Nederland zijn geboren. Ook hebben we geoefend met lange zinnen korter maken en met de structuur van een tekst (beginnen met de boodschap). Ook is het belangrijk dat je weet wat het doel is van je tekst.” 
 

Borgen: taalcoaches 

Medewerkers kwamen enthousiast uit de training, maar dat betekent niet dat dit op hun netvlies blijft. “We hebben veel gedaan aan borging. Door de training was de hele organisatie ermee bezig en was er sociale controle. Op elke afdeling hebben we minimaal één taalcoach. Zij zijn ambassadeurs van het schrijven in klare taal. Met de taalcoaches komen we regelmatig bij elkaar. We organiseren inspiratiemiddagen om hen te helpen en te bedanken. Zij kunnen dan ervaringen uitwisselen en workshops volgen zodat zij hun collega’s weer kunnen helpen. Afdelingen bepalen zelf hoe ze het onderwerp onder de aandacht houden. Ze hebben een jaarkalender gemaakt met voor elke maand een actie. Dat was bijvoorbeeld klare taal bespreken in een afdelingsoverleg, samen een standaardbrief bekijken, leuke of goede voorbeelden delen of een wedstrijdje doen. Ook zijn er Klaartje posters en is er een Klare Taal-kwartet.” 

Klare taal in gemeente Oss

Opbrengsten 

De resultaten zijn heel duidelijk. “We krijgen veel minder telefonische vragen. En als we vragen krijgen, is dat vanuit een positief gevoel: ‘klopt het dat …’. Dat is ook voor de collega’s aan de telefoon veel fijner werken. Op een onduidelijke brief over belastingen konden op een ochtend 4000 telefoontjes komen. Dat is niet meer voorgekomen. Het schrijven in klare taal helpt collega’s zelf ook hun werk goed te doen. Door duidelijk te schrijven, denk je mee met de inwoner.” 

Ambassadeur 

De gemeente Oss werd ‘ambassadeur heldere taal’ in 2014. “We kregen daarop veel vragen van andere gemeenten. We hebben daarom een dag over Klare Taal georganiseerd om onze kennis en ervaringen te delen.” Ook werkt de gemeente samen met Direct Duidelijk. “We vinden het heel goed dat zij met deze missie landelijk aan de slag gaan. Er is steeds meer aandacht voor eenvoudig communiceren omdat inwoners steeds meer voor zichzelf opkomen. Als je je organisatie in klare taal wil laten schrijven, moet je dat niet in je eentje doen. Het is een kwestie van lange adem en niet als politieagent optreden.” 

Meer weten? 

Wilt u meer weten over dit project in Oss? Kijk dan eens op de site van de gemeente. Daar vindt u tips ter inspiratie, hulpmiddelen en uitleg. 

Wilt u meer weten over de regionale aanpak van laaggeletterdheid in Noordoost-Brabant, neem dan contact op met Deniz Özkanli via denizozkanli@lezenenschrijven.nl.

Onze website maakt gebruik van cookies om het gebruik en functionaliteit te waarborgen. Klik hier voor meer informatie over onze cookies.

OK